1. Personuppgiftsansvarig

AktiVera dagrehabilitering, öppet bolag

FO-nummer: 2855325-6

Adress: Karperövägen 526, 65630 Karperö

Telefon: 050 588 4440

E-post: info@aktivera.fi

Webbplats: www.aktivera.fi

När AktiVera producerar tjänster med servicesedel från Österbottens välfärdsområde behandlas vissa klientuppgifter för välfärdsområdets räkning och i enlighet med välfärdsområdets anvisningar.

 

2. Registrets namn

AktiVera dagrehabiliterings kund- och klientregister.

 

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

AktiVera behandlar personuppgifter som är nödvändiga för att ordna och genomföra dagrehabilitering samt administrera kundrelationen.

Uppgifter behandlas om både personer som deltar i dagrehabiliteringen och deras närståendevårdare när uppgifterna behövs för verksamheten.

Vi kan bland annat behandla följande personuppgifter:

• namn och kontaktuppgifter, såsom adress och telefonnummer
• personbeteckning när detta behövs för servicesedelhantering eller annan nödvändig identifiering
• uppgifter om beviljade servicesedlar
• uppgifter om hälsotillstånd som är relevanta för verksamheten
• uppgifter om medicinering
• uppgifter om allergier
• uppgifter om hjälpbehov, funktionsförmåga och andra omständigheter som behöver beaktas för att tjänsten ska kunna genomföras på ett tryggt och ändamålsenligt sätt
• faktureringsuppgifter, såsom kundens namn och adress
• andra uppgifter som kunden eller närståendevårdaren själv lämnar och som är nödvändiga för genomförandet av tjänsten
• tekniska uppgifter om användningen av webbplatsen, såsom IP-adress, webbläsarinformation och uppgifter som samlas in med hjälp av kakor (cookies).

 

Uppgifterna om kunder och personer som vårdas erhålls i första hand direkt från kunden eller närståendevårdaren.

Huvuddelen av klientuppgifterna förvaras endast i pappersform. Vissa personuppgifter behandlas dock elektroniskt i servicesedelsystemet Palse samt i samband med fakturering. Digitalt sparade kundfakturor och kuvertmallar kan innehålla kundens namn och adress.

Uppgifter om hälsa, medicinering, allergier, hjälpbehov och motsvarande uppgifter är särskilda kategorier av personuppgifter och behandlas endast i den omfattning som är nödvändig för att tjänsten ska kunna genomföras på ett tryggt och ändamålsenligt sätt.

 

4. För vilka ändamål används personuppgifterna?

Personuppgifter behandlas bland annat för följande ändamål:

• planering och genomförande av dagrehabilitering och annan verksamhet som AktiVera erbjuder
• säkerställande av en trygg och ändamålsenlig service
• beaktande av kundens hälsotillstånd, medicinering, allergier, hjälpbehov och funktionsförmåga när detta är nödvändigt för tjänsten
• identifiering av kunder och personer som deltar i verksamheten
• administrering av kundrelationer
• kontakt med kunder och närståendevårdare
• hantering och redovisning av servicesedlar
• fakturering och bokföring
• uppfyllande av lagstadgade skyldigheter.

 

Hälso- och andra känsliga klientuppgifter används inte för marknadsföring eller marknadsföringsprofilering.

 

5. Rättslig grund för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter grundar sig, beroende på situationen, på en eller flera av följande rättsliga grunder:

• fullgörande av avtal eller åtgärder som vidtas på den registrerades begäran innan ett avtal ingås
• AktiVeras och, vid servicesedelstjänster, Österbottens välfärdsområdes lagstadgade skyldigheter
• behandling som är nödvändig för att ordna och genomföra socialservice och tillhörande klientadministration
• den registrerades samtycke när behandlingen enligt lag förutsätter samtycke
• berättigat intresse när denna grund är tillämplig, exempelvis för sådan normal administration av kundrelationen som inte omfattas av någon särskild lagstadgad behandlingsgrund.

 

Uppgifter om hälsa och andra särskilda kategorier av personuppgifter behandlas endast när det finns en grund för behandlingen enligt dataskyddslagstiftningen och när uppgifterna är nödvändiga för genomförandet av tjänsten.

Vid tjänster som produceras med servicesedel behandlar AktiVera klientuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, villkoren för servicesedeln samt Österbottens välfärdsområdes anvisningar.

 

6. Förvaring av klientuppgifter och servicesedelsystem

AktiVera använder inte något separat klient- eller patientdatasystem och är inte anslutet till Kanta för behandlingen av dessa klientuppgifter.

De uppgifter som behövs för den praktiska dagrehabiliteringen förvaras huvudsakligen i pappersform.

Servicesedelkunder administreras dessutom via Palse.fi, som används för hantering och fakturering av servicesedlar. I Palse kan bland annat kundens namn, personbeteckning och uppgifter om beviljade servicesedlar behandlas.

Inloggningen till Palse sker med stark identifiering.

Vid servicesedelstjänster behandlar AktiVera uppgifter inom ramen för den service som Österbottens välfärdsområde ordnar och följer välfärdsområdets anvisningar om behandlingen av klientuppgifter.

 

7. Mottagare av personuppgifter och tjänsteleverantörer

AktiVera lämnar som huvudregel inte ut klientuppgifter till utomstående.

I samband med servicesedelstjänster behandlas dock nödvändiga personuppgifter i Palse-systemet för administration och fakturering av servicesedlar. Uppgifterna behandlas inom ramen för servicesedelsamarbetet med Österbottens välfärdsområde.

AktiVera kan även anlita externa tjänsteleverantörer för exempelvis:

• servicesedelhantering
• bokföring
• fakturering
• IT- och webbplatstjänster.

 

Personuppgifter lämnas endast till sådana aktörer i den omfattning som är nödvändig för att tjänsten eller den lagstadgade skyldigheten ska kunna genomföras.

Fakturor som skickas direkt till privatbetalande kunder kan innehålla kundens namn och adress och används som underlag för bokföringen.

Känsliga uppgifter om exempelvis hälsa, medicinering, allergier eller hjälpbehov lämnas inte ut till utomstående utan laglig grund.

Personuppgifter kan även lämnas till behöriga myndigheter när detta krävs enligt lag.

 

8. Överföring av uppgifter utanför EU/EES

Personuppgifter behandlas i första hand inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om någon av AktiVeras tjänsteleverantörer behandlar personuppgifter utanför EU/EES säkerställs att överföringen sker i enlighet med EU allmänna dataskyddsförordning och att de skyddsåtgärder som krävs enligt lag används.

 

9. Hur skyddar vi personuppgifterna?

Skyddet av kundernas och klienternas personuppgifter är viktigt för AktiVera.

Huvuddelen av de klientuppgifter som behövs för dagrehabiliteringen förvaras i pappersform i ett låst skåp. Endast personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

De digitala personuppgifter som behandlas finns huvudsakligen i Palse samt i fakturor och kuvertmallar som innehåller namn- och adressuppgifter.

Palse skyddas bland annat genom stark identifiering och användarrättigheter.

Datorer och andra elektroniska system där personuppgifter behandlas skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, såsom lösenord och åtkomstbegränsningar.

Personer som behandlar klientuppgifter omfattas av tillämplig sekretess- och tystnadsplikt.

 

10. Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter sparas inte längre än vad som är nödvändigt för det ändamål för vilket de behandlas eller den tid som gällande lagstiftning kräver.

Klienthandlingar som omfattas av lagstiftningen om social- och hälsovårdens klientuppgifter förvaras under de lagstadgade lagringstider som gäller för respektive typ av handling. Vid servicesedelstjänster följer AktiVera dessutom Österbottens välfärdsområdes anvisningar om förvaring och hantering av klienthandlingar.

När den lagstadgade eller annars nödvändiga lagringstiden har löpt ut förstörs pappershandlingarna på ett säkert sätt så att obehöriga inte kan ta del av uppgifterna.

Personuppgifter som behandlas i Palse sparas enligt de lagringstider som gäller för servicesedelsystemet och den aktuella servicesedelstjänsten.

Fakturor och annat bokföringsmaterial sparas under den tid som bokföringslagstiftningen kräver. Verifikationer och annat motsvarande bokföringsmaterial ska i regel bevaras i minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden avslutades.

Övriga personuppgifter raderas eller förstörs när de inte längre behövs för det ändamål för vilket de samlades in och det inte finns någon lagstadgad skyldighet eller annan laglig grund att fortsätta bevara dem.

 

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har enligt gällande dataskyddslagstiftning rätt att få information om hur dennes personuppgifter behandlas.

Beroende på situationen och den rättsliga grunden för behandlingen kan den registrerade ha rätt att:

• få tillgång till sina personuppgifter
• få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade
• begära radering av personuppgifter
• begära begränsning av behandlingen
• motsätta sig behandling av personuppgifter
• få uppgifter som den registrerade själv har lämnat överförda i ett strukturerat och maskinläsbart format när förutsättningarna för detta uppfylls
• återkalla ett tidigare lämnat samtycke.

 

Rätten till radering gäller inte sådana uppgifter som enligt lag måste bevaras eller som annars behöver behandlas på någon annan laglig grund.

En begäran som gäller personuppgifter eller den registrerades rättigheter kan skickas till kontaktuppgifterna i punkt 1.

När begäran gäller uppgifter som AktiVera behandlar för Österbottens välfärdsområdes räkning inom en servicesedelstjänst kan begäran vid behov hänvisas till eller behandlas i samarbete med välfärdsområdet.

AktiVera kan vid behov be den registrerade att precisera sin begäran eller styrka sin identitet innan begäran behandlas.

Begäran besvaras utan onödigt dröjsmål och i regel inom en månad från att den mottagits. I särskilda fall kan svarstiden förlängas på det sätt som dataskyddslagstiftningen tillåter.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har denne rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet.

 

12. Cookies

AktiVeras webbplats använder kakor (cookies) och liknande tekniker.

Nödvändiga kakor kan användas för att webbplatsen och dess grundläggande funktioner ska fungera. Andra typer av kakor, exempelvis för statistik, analys eller marknadsföring, används endast när det finns en laglig grund för detta och, när samtycke krävs, först efter att användaren har lämnat sitt samtycke.

Användaren kan via webbplatsens samtyckesbanner välja vilka typer av kakor som tillåts och kan när som helst ändra eller återkalla sina val.

Mer detaljerad information om vilka kakor och externa tjänster som används, deras ändamål och lagringstider finns i vår separata cookiepolicy.

 

13. Bilder och länkar till andra webbplatser

AktiVera kan ta allmänna bilder av verksamheten. Bilder tas och används på ett sådant sätt att enskilda kunder inte kan identifieras.

Identifierbara bilder av kunder publiceras inte på AktiVeras webbplats, i sociala medier eller andra kanaler utan en separat rättslig grund och, när det krävs, personens samtycke.

Webbplatsen kan innehålla länkar till andra webbplatser. Denna dataskyddsbeskrivning gäller AktiVeras behandling av personuppgifter och AktiVeras egen webbplats.

När du besöker en extern webbplats rekommenderar vi att du bekantar dig med webbplatsens egen dataskyddsbeskrivning. AktiVera ansvarar inte för hur externa webbplatser behandlar personuppgifter.

 

14. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

AktiVera kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när verksamheten, de tjänster som används eller tillämplig lagstiftning förändras.

Den aktuella versionen av dataskyddsbeskrivningen finns på AktiVeras webbplats.